NEWS & EVENT
堅持創(chuàng)新與發(fā)展，并傾聽來自世界各地各檔案管理的見解與聲音
【順秋檔案|檔案標(biāo)準(zhǔn)】中國檔案數(shù)字化的策略與實施
28 / 2020/022019年11月4日至8日，以國家檔案局技術(shù)部主任黃麗華為團(tuán)長的中國檔案代表團(tuán)，赴韓國參加了聯(lián)合國教科文組織世界記憶項目第二次區(qū)域間會議——“保護(hù)和利用數(shù)字遺產(chǎn)大會”。
黃麗華在首場報告中作了題為《中國檔案數(shù)字化的策略與實施及電子檔案管理情況介紹》的報告。本期國際檔案界將報告全文分享給讀者，以期加深對我國電子檔案管理現(xiàn)狀的認(rèn)識。
Part1 中國檔案數(shù)字化策略與實施
（一）中國檔案數(shù)字化策略
1.把檔案數(shù)字化納入中國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃
2000年至2016年間中國國家檔案局先后制定的4個全國檔案事業(yè)發(fā)展五年計劃，以及2002年制定的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》都提出要加快傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作。由此，極大促進(jìn)了各地的檔案數(shù)字化進(jìn)程。
2.制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
為指導(dǎo)各級檔案部門科學(xué)規(guī)范地開展檔案數(shù)字化工作，中國國家檔案局高度重視檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。2005年制定了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》；2009年制定了《縮微膠片數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》；2014年印發(fā)了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》；2017年制定了《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)規(guī)范》，以指導(dǎo)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化相關(guān)工作開展。
3.通過數(shù)字檔案館建設(shè)加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程
2010年，中國國家檔案局印發(fā)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，指出傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作。2013年組織召開全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會，提出實施“存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略。2014年印發(fā)《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》，在檔案數(shù)字化方面規(guī)定“尚未完成建立涵蓋全部館藏文件級目錄數(shù)據(jù)庫的”以及“館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化率不達(dá)標(biāo)的”不得申請參加測試，有力促進(jìn)了傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進(jìn)程。
（二）中國檔案數(shù)字化取得的成果
經(jīng)過20年的努力，中國檔案數(shù)字化取得了顯著成果。在中央一級，中國第一歷史檔案館已完成800萬件約8000萬頁檔案數(shù)字化工作，占館藏資源總數(shù)的80%。在省一級，浙江省檔案館完成近6000萬頁，占館藏資源總數(shù)超過70%；云南省檔案館完成1.12億頁，占館藏資源總數(shù)的80%；青島市檔案館館藏檔案基本全部實現(xiàn)數(shù)字化。在縣（市）一級，上海17個區(qū)縣檔案館檔案數(shù)字化已超過80%，部分區(qū)已完成全部館藏檔案數(shù)字化。江蘇省太倉市、內(nèi)蒙古自治區(qū)伊金霍洛旗、湖北省十堰市檔案館都已完成館藏檔案數(shù)字化工作。根據(jù)2018年《全國檔案事業(yè)基本情況年報》統(tǒng)計，全國各級各類檔案館館藏檔案數(shù)字化1556.4萬GB。
（三）中國檔案數(shù)字化發(fā)揮的作用
1.更好地保護(hù)了檔案原件
通過檔案數(shù)字化，將傳統(tǒng)的檔案對象轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，開拓了檔案數(shù)字化管理新形式，極大地減少了檔案原件的使用頻率，使檔案原件得到了更大程度的保護(hù)。
2.降低了檔案利用的勞動強(qiáng)度和成本
檔案數(shù)字化使查詢利用檔案資料變得非常方便快捷，免去了利用檔案資料時提調(diào)檔案、出入庫和統(tǒng)計時逐件逐頁清點檔案的煩瑣，減少了因反復(fù)打印復(fù)印造成的紙張浪費和人力浪費，有效降低了檔案工作的勞動強(qiáng)度。
3.提高了檔案服務(wù)效率和管理水平
檔案數(shù)字化為實現(xiàn)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行高效檢索、儲存閱讀電子檔案以及應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案奠定了基礎(chǔ)，極大地提高了檔案部門的服務(wù)效率、服務(wù)能力和檔案信息化管理水平。
4.促進(jìn)了檔案館轉(zhuǎn)型升級
檔案數(shù)字化促進(jìn)了檔案工作由傳統(tǒng)的管理、利用模式向現(xiàn)代的管理、利用模式轉(zhuǎn)變，使檔案館實現(xiàn)了真正意義上的現(xiàn)代化。目前，檢驗一個檔案館是否實現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，關(guān)鍵要看其傳統(tǒng)載體檔案是否較高程度地完成了數(shù)字化、是否通過網(wǎng)絡(luò)提供利用、能否提供系統(tǒng)檢索和實現(xiàn)社會共享。
Part 2 中國電子檔案管理情況
（一）國家電子檔案管理總體要求
中國國家檔案局緊跟國家信息化發(fā)展步伐，主動參與和主導(dǎo)國家政策中有關(guān)電子檔案管理要求的制定。2019年4月公布的國務(wù)院《關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》提出：“政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對履行職責(zé)過程中形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，按照檔案管理要求及時以電子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。”
在《中華人民共和國檔案法（修訂草案）》中增設(shè)檔案信息化章節(jié)，明確各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。不得僅因為電子檔案采用電子形式而否認(rèn)其法律效力，具有法律效力的電子檔案可以以電子形式作為憑證使用。
（二）電子檔案管理工作的開展
1.電子文件歸檔
2016年，中國國家檔案局制定了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，從電子文件歸檔范圍、收集與整理、歸檔方式、歸檔格式以及電子檔案管理等方面提出要求。為對接國家黨政機(jī)關(guān)電子公文系列標(biāo)準(zhǔn)，解決黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔的問題，2019年，中國國家檔案局完成了《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范（征求意見稿）》的研究起草工作，目前已提交國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會，正在向全國征求意見。待該標(biāo)準(zhǔn)頒布，即可較好實現(xiàn)黨政機(jī)關(guān)電子公文從形成、辦理到歸檔、保管、利用的全流程規(guī)范管理。
值得一提的是，隨著無紙化辦公、無紙化交易越來越普遍，中國國家檔案局大
2.電子檔案移交接收
2012年，中國國家檔案局印發(fā)《電子檔案移交接收辦法》，提出了電子檔案移交接收流程、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、移交接收方式等要求，在6省市檔案館進(jìn)行了電子檔案移交和接收試點，取得了良好成效。
2014年，國家檔案局印發(fā)的《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》對接收電子檔案的數(shù)量及質(zhì)量提出了明確要求。在數(shù)字檔案館建設(shè)相關(guān)政策的推動下，很多地方的檔案部門依托區(qū)域電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)了電子檔案在線接收。2018年，中國各級綜合檔案館共保存有包括數(shù)碼照片、音視頻在內(nèi)的電子檔案127.7萬GB。
3.電子檔案長期保存
2017年，中國國家檔案局印發(fā)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》，對電子檔案安全管理及長期保存提出了明確要求。中國國家檔案局還發(fā)布了《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》《數(shù)碼照片檔案管理規(guī)范》《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》《檔案關(guān)系型數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)換為XML文件的技術(shù)規(guī)范》《電子檔案管理基本術(shù)語》《文書類電子檔案檢測一般要求》等十幾項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
在電子檔案備份方面，各級檔案部門采取在線、近線、離線等方式，使用磁盤、磁帶、光盤等介質(zhì)，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。對于一些重要電子檔案數(shù)據(jù)，一些地方使用縮微膠片進(jìn)行備份保存。各級檔案部門一直深入貫徹中國國家檔案局提出的重要檔案異質(zhì)異地備份的要求，利用“結(jié)對子”的備份機(jī)制，全國副省級市以上檔案部門基本完成了互為對方重要檔案數(shù)據(jù)備份基地的工作。
（三）電子檔案的共享利用
目前，全國副省級市以上檔案部門基本能夠通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)“三網(wǎng)”平臺開展電子檔案信息服務(wù)，許多地市級和縣區(qū)級檔案館建成局域網(wǎng)平臺或啟動了局域網(wǎng)平臺建設(shè)，大多數(shù)縣區(qū)級以上檔案館都在互聯(lián)網(wǎng)上擁有網(wǎng)站或主頁，以開展不同程度的檔案查詢利用服務(wù)。一些地方建立了區(qū)域性的檔案數(shù)據(jù)中心，進(jìn)行“一站式”的遠(yuǎn)程查詢利用。長三角區(qū)域民生檔案共享查詢機(jī)制取得了很好的實際應(yīng)用效果。
檔案數(shù)字化和電子檔案管理是檔案部門順應(yīng)時代潮流、緊跟時代步伐的重要舉措，將進(jìn)一步推動社會進(jìn)步與人類文明發(fā)展。中國檔案同行愿同全球檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作者進(jìn)一步加強(qiáng)聯(lián)系，攜手為人類記憶的可持續(xù)發(fā)展和構(gòu)建人類命運(yùn)共同體貢獻(xiàn)自己的經(jīng)驗和智慧。
